Al personale chiamato ad espletare attività lavorativa in trasferta fuori dal comune sede di lavoro o all’estero può venire erogato a titolo di anticipo un importo per il sostenimento di costi che saranno poi contabilizzati dall’impresa. Un primo problema è quello della contabilizzazione di tale anticipo. Se lo stesso avviene in euro dovrà essere contabilizzato in un conto di credito intestato al lavoratore: “Credito per anticipi a….”. Qualora lo stesso avvenga con monete a corso legale diverse dall’euro la contabilizzazione deve avvenire in base allo stesso cambio utilizzato dall’impresa per la contabilizzazione della moneta in cassa. Il lavoratore, al termine della trasferta dovrà regolarizzare l’anticipo ricevuto mediante la predisposizione di un prospetto di trasferta con allegata tutta la relativa documentazione comprovante i costi di trasferta. Tale prospetto dovrà poi essere inserito nel Libro unico del lavoro. In presenza di una maggiore differenza rispetto ai costi sostenuti dovrà essere provveduto al suo rimborso all’impresa. Tale operazione contabile è molto importante in presenza di continue trasferte da parte di un lavoratore il quale deve dimostrare per ogni trasferta od ogni periodo mensile l’avvenuta regolarizzazione degli anticipi ricevuti con l’azzeramento continuo della propria posizione contabile al fine di non far presumere che tali anticipi possono assumere la conformazione di prestiti con tutte le relative conseguenze (art. 51 c. 4 lettera b) TUIR cff 2 5151.
In presenza di trasferte all’estero, con il sostenimento di costi in moneta diversa dall’euro, il relativo prospetto dimostrativo deve venire redatto con indicazione giornaliera dei costi in base alla moneta sostenuta e ricevuta a titolo di anticipo dall’impresa. Al termine della trasferta il maggiore valore non utilizzato dovrà essere restituito all’impresa che lo prenderà contabilmente in carico allo stesso cambio valutario utilizzato per la trasformazione in euro della moneta a suo tempo contabilizzata in carico.
Invece per la determinazione del costo della trasferta in euro l’impresa dovrà determinare il relativo valore in base al cambio valutario giornaliero rispetto ai costi evidenziati nel prospetto. Con tale operazione si dovrà provvedere a determinare l’eventuale differenza cambi (utile o perdita) in base al seguente esempio:
> consegna al dipendente all’inizio della trasferta Euro 10.000,00 contabilizzate al cambio contabile pari a 0,7434 = Euro 7.434,00;
> il dipendente spende per la trasferta in Inghilterra Euro 8.200,00 e restituisce all’impresa Euro 1.800,00;
> il costo della trasferta viene valutato in Euro al cambio 0,7365 con la determinazione del seguente importo: Euro 8.200,00 x 0,7365 = Euro 6.039,30:
> la trasferta ha prodotto una differenza negativa cambi di Euro 56,58 così determinata: valore contabile ( Euro 8.200,00 x 0,7434 = 6.095,88) dedotto valore effettivo Euro 6.039,30
Anticipi ai dipendenti a titolo di rimborso di costi per trasferte
